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Diseño y desarrollo de un sistema de control inteligente para el flujo documental

Resumen en español

Los sistemas de flujo documental actuales manejan un método de gestión generalizado que implica que las organizaciones que los implementen deben hacer todo un proceso para poderse acomodar al funcionamiento del sistema, esto puede durar mucho tiempo y si se hace mal se genera estancamiento de los documentos, desconocimiento de los tipos de documentos, procesos no definidos o no tenidos en cuenta, todo esto conlleva a pérdida de la trazabilidad de los documentos, demora en la ejecución de procesos, inconformidad (demoras) e implicaciones legales. Es necesario diseñar un sistema de flujo documental que permita definir la forma de trabajo dependiendo el tipo de documento, la prioridad que defina la entidad y el proceso que debe realizar según las necesidades de la organización. Por consiguiente con el presente trabajo de grado se plantea el desarrollo de un Sistema de flujo documental, encaminado al buen manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Organización, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, trazabilidad, utilización y conservación. La buena configuración del flujo documental permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un Sistema de Archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna. Por lo cual se realizó el diseño y desarrollo de un sistema de flujo documental inteligente que permita cumplir con las necesidades de las entidades según el tipo documento y el flujo que le asignen dependiendo las disposiciones de la organización que lo implementa.